Problema

La situación anterior a la solución B2B Documenta era una administración manual de documentos requeridos por parte de Hacienda en donde se requerían una serie de documentación la cual asegurara que los proveedores tanto de servicios como de productos estuvieran actualizados con los requerimientos del SAT.

Esta gestión se hacía manualmente y no se aseguraba que los documentos requeridos estuvieran completos y vigentes. Se solicitaban por correo a los proveedores y se generaban expedientes en carpetas. Haciendo que hubiera documentos faltantes, no vigentes y de difícil acceso a ellos en caso de una auditoria.

Solución

Se implementó B2B Documenta, el cual es un portal de comunicación entre cliente y proveedor y el cual tiene la gestión automatizada de solicitud de proveedores.

El sistema envía notificaciones automáticas a los proveedores para el ingreso de documentación nueva y también de la vigencia de documentos dentro de la misma.

Aparte de tener una lista de comprobación de documentación, cuenta con un flujo de autorización en diferentes niveles de documentos el cual asegura la validez y vigencia de los mismos.

Impacto Económico / Tiempo / Proceso

El impacto económico se da evitando las multas posibles por parte de los entes gubernamentales.

Otro impacto económico que se percibe es el de la parte operativa que se encargaba de la solicitud y administración de los documentos el cual, al momento ser automático, ahorra al cliente el recurso humano dedicado completamente a esta actividad.

Personas y departamentos involucrados

Al ser una plataforma integral, abarca a diferentes áreas de la empresa que tienen involucramiento en asegurarse que los proveedores estén al corriente de sus obligaciones fiscales.

Las áreas involucradas en esta implementación fueron compras, finanzas y recursos humanos.