¿Qué es y como opera un UNSPSC?

La catalogación es una de las actividades más importantes de cualquier proceso de compras. Resulta imperativo para las empresas contar con un sistema de clasificación de sus inventarios de tal forma que exista una correlación entre el flujo de caja (ingresos y egresos) de la organización y su capacidad organizativa para inyectar oferta al mercado en el cual se desempeña.

Por tal motivo, la comunidad internacional también ideó, incluso más allá de las acciones políticas y diplomáticas, un sistema que funciona como una herramienta fundamental para que las empresas puedan desenvolverse en un entorno económico de libertad y gerencia eficiente. Se trata del UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code). Consiste en una convención jerárquica utilizada para clasificar productos y servicios.

De hecho, este es el sistema de clasificación más eficiente, preciso y flexible existente en la actualidad, pues les permite a las organizaciones tener visibilidad sobre sus análisis de gastos, eficiencia en los procesos de abastecimiento y acceso al comercio electrónico. Fue desarrollado en conjunto por Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y Dun & Bradstreet en 1998.

Ahora pues, ¿cómo las empresas pueden ver a corto plazo los resultados positivos de este estándar internacional en sus gastos, su abastecimiento y su comercio electrónico?

El UNSPSC permite tener un panorama amplio sobre la cantidad de recursos comerciables que se poseen para determinar un índice de rentabilidad en pro de los intereses de una empresa.

Además, facilita la organización de los planes de abastecimiento estratégico mediante las negociaciones por volúmenes más convenientes de acuerdo con la calidad de su clasificación. Y en cuanto al e-commerce, proporciona un esquema claro y preciso sobre el tipo de productos que mejor calan en el mercado digital, cuya preponderancia ha crecido aceleradamente a nivel mundial en los últimos cinco años.

Una de las grandes ventajas de este sistema de catalogación es que es “open source”, es decir, de “fuente abierta”, lo que lo convierte en un estándar de dominio público. La pregunta clave es, ¿cómo opera el UNSPSC? Funciona con los siguientes niveles de clasificación:

• Segmento: Agregación lógica de familias de productos, para propósitos de análisis.

• Familia: Agrupación de categorías interrelacionadas de commodities.

• Clase: Grupo de commodities que comparten características comunes.

• Commodity: Grupo de productos o servicios.

• Función de negocio: Función desempeñada por la organización, relacionada con el commodity.

Cada segmento está subordinado al anterior, por lo cual forma una especia de estructura piramidal. De cada escalón se desprende una categoría que va de micro a macro para determinar y codificar la identidad de la mercancía en el inventario.

Pero este esquema también opera casi de manera logarítmica. Y es que las entidades o categorías del UNSPSC son identificadas mediante un código numérico estructurado de ocho dígitos, el cual indica su localización en la taxonomía y su clasificación única.

El alcance tecnológico de esta herramienta es impresionante, pues muchas plataformas de eProcurement se encuentran incorporando el UNSPSC para habilitar su interconexión con otras aplicaciones basadas en el mismo estándar.

De esta forma, los programas de gestión administrativa se adaptan cada vez más a un sistema que ha representado una revolución total en la manera cómo las empresas organizan su mercancía y el rendimiento de sus inventarios para captar importantes ganancias e inversiones a largo plazo.

Además, su uso ya se extiende al comercio electrónico. Los códigos UNSPSC se encuentra involucrados en la mayoría de las transacciones de e- commerce, tales como: búsqueda de productos en páginas web, solicitudes de compra directa de catálogos de proveedores y recepción de productos, validación de facturas y transferencia de pagos.