La historia en que Colgate-Palmolive automatizo procesos de compras.

Dejemos de contar cajas…

 

Las compras industriales implican muchos trabajos operacionales, que conllevan tanto papeleo, que es común que se generen incidencias en estos trámites. Colgate-Palmolive, hace 10 años, no contaba con herramientas para diseñar una estrategia de suministro eficiente, por lo que constantemente sufría consecuencias que se reflejaban en costos de tiempo y dinero.

En primera instancia la comunicación se efectuaba por medio de los planeadores, que no tenían una forma eficiente de comunicarse con los proveedores ya que tenían que involucrarse hasta en especificar que  documentos  se requerían para posibilitar la  compra.

Entonces Colgate Palmolive por instrucciones de su casa matriz decidió implementar el servicio de B2B exclusivamente para mandar las ordenes de compra y que el costo lo absorbieran los proveedores para su planta de Mission Hills ubicada en San José Iturbide, Gto.

En una primera instancia para los proveedores   este servicio no representaba un valor mayor a lo que hacía un fax,  por lo que no se mostraban muy dispuestos  a contratarlo aun cuando por la importancia de su cliente lo acabaron haciendo.

Después se decidió incorporar en forma electrónica el recibo de almacén  esta forma, tanto el proveedor cómo el comprador, podían registrar la cifra del producto que se estaba comerciando  Y entonces se podían  verificar los datos y se facturaba sobre aquello que recibió el comprador para que no hubiera retrasos  en realizar el pago al proveedor ya que el que coincidieran los datos entre las órdenes de compra y los recibos de almacén, parecía ser un reto en cada ocasión.

Lo anterior porque había ocasiones en las que el recibo de almacén era menor a lo que se contemplaba en la factura, debido a que, en el trayecto, la mercancía sufría daños u otro tipo de variaciones que reducían el monto que recibía el comprador y por lo mismo podía haber discrepancias en el monto a pagar.

Antes  Colgate-Palmolive compraba por consignación. Es decir: Le pedía al proveedor cantidades importantes de cada producto y solo pagaría lo que había consumido. Sin embargo, el proveedor no podía tener certeza del consumo, así que mandaba a sus operadores   contar  las cajas que se habían consumido, y a partir de la cifra registrada, definan el monto que cobrarían a Colgate-Palmolive en cada factura

Este proceso como muchos otros era poco confiable y muy ineficiente Por lo que gradualmente se fueron incorporando otras mejoras al mismo, el proveedor ya dejo de ir presencialmente como antes a presentar sus facturas para ser aprobadas antes de ser pagadas,  se modificó el proceso para efectuar la factura hasta después de haberse efectuado la entrega, y en todos esos casos se implementaron las herramientas tecnológicas y la digitalización necesaria para automatizar el proceso.

Hoy en día Colgate-Palmolive tiene mas de  10 años optimizando cada una de las facetas de este proceso con los servicios de B2B Negocios. Una plataforma que ayuda a sus socios a comprar mejor y tener control de sus presupuestos gracias a que:

  • Da visibilidad de las mejores ofertas, al exponer la información de diversos proveedores como su capacidad de abasto y políticas de suministro para incrementar el poder de negociación del comprador.
  • Incrementa el flujo de información, intercambio de documentos y firma contratos a través de la plataforma.
  • Optimiza procesos gracias a un software que automatiza cotizaciones, recibos de almacén, cuentas por pagar y facturaciones con datos verificados.
  • Y publica inventarios en línea para que el proveedor tenga registro de lo que vendió.

Una plataforma que automatiza los procesos de compras, sin ningún costo al comprador, ya que el costo es cubierto por los principales proveedores activos que están  dispuestos optimizar el flujo de la economía.

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