Three way match | Soluciones B2B Negocios

El departamento de compras es uno de los m谩s sensibles de una compa帽铆a. Es as铆 porque implica una gesti贸n de dinero que, si no se hace de forma 贸ptima, puede afectar las finanzas de la organizaci贸n. Para evitar inconvenientes, e incluso posibles fraudes e irregularidades, existen funcionalidades como Three way match.

驴Qu茅 es Three way match?

Es una t茅cnica de verificaci贸n que se utiliza para administrar las cuentas por pagar. Garantiza que la empresa solo pague por servicios prestados y bienes entregados de forma leg铆tima. Consiste en hacer coincidir las 贸rdenes de compra con la nota de recepci贸n de mercanc铆as y la factura del proveedor.聽

El proceso Three way match se enfoca en la observaci贸n de los anteriores documentos para comprobar que la empresa realmente solicit贸 los bienes o servicios que se remiten en la factura y que, en efecto, esta los recibi贸. Al realizar esta comprobaci贸n, se puede determinar si la factura es leg铆tima o fraudulenta.

Documentos cr铆ticos para administrar pagos

Orden de compra

Se considera la confirmaci贸n oficial de un pedido. Lo env铆a la empresa compradora al proveedor. Este documento suele incluir el nombre de la compa帽铆a que compra, fecha, descripci贸n y cantidad de los bienes y servicios solicitados, precio, direcci贸n postal y de facturaci贸n, informaci贸n de pago, y n煤mero de orden de compra.

Nota de entrada del pedido

Es la prueba de entrega y lo que asegura el pago. En este recibo se detalla lo que se ha enviado y suele incluir la misma informaci贸n de la factura, as铆 como el m茅todo de pago.聽

Factura

Este documento solicita el pago de una adquisici贸n, y las env铆a el vendedor. Incluyen la informaci贸n de la orden de compra, as铆 como el n煤mero de factura, los datos de contacto del proveedor, monto total adeudado, as铆 como tambi茅n cualquier cr茅dito o descuento por pagos anticipados.聽

De este modo, el equipo de cuentas por pagar coteja los documentos para determinar que lo solicitado a trav茅s de orden de compra coincide con los bienes recibidos especificados en la nota de entrada. A su vez, compara este recibo con la factura enviada por el vendedor.聽

驴Por qu茅 utilizar la funci贸n Three way match?

Esta funcionalidad es beneficiosa para tu negocio porque:

  • Evita p茅rdidas de dinero. Al hacer esta verificaci贸n y asegurarse de que realmente sean consistentes, contribuye a prevenir fraudes o p茅rdidas de recursos financieros.
  • Garantiza transparencia. Permite que todas las transacciones queden claras.聽
  • Mejora las relaciones con los proveedores. Al tener procesos m谩s transparentes, estos sentir谩n que trabajan con compa帽铆as que ofrecen seguridad en sus transacciones y que no hay riesgos de participar en delitos como legitimaci贸n de capitales.
  • Prepara a las empresas para las auditor铆as. As铆 la organizaci贸n se asegura de no tener discrepancias financieras.

驴C贸mo implementar el proceso Three way match?

Verificar la concordancia de las 贸rdenes de compra, con las notas de entrada y las facturas de forma manual no es un proceso eficiente. Por ello, existen soluciones digitales como B2B Valida, que ayuda a cumplir con las disposiciones legales y agiliza las cuentas por pagar. Incluye la funci贸n Three way match para asegurarte de que todo est谩 en orden.

Si quieres aprovechar los beneficios que ofrece esta herramienta y evitar inconvenientes financieros y fiscales en tu organizaci贸n, 隆cont谩ctanos!



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