Órdenes de compra ¿sólo un formato o herramienta vital para la empresa?

Las organizaciones al depender de un personal de compras, pierden la autonomía de cada área en la generación de compras y búsqueda de proveedores. Parte del desarrollo de estos procesos es la búsqueda de un esquema eficiente con el cual, el comprador de manera estandarizada, comparte los requerimientos con los proveedores de productos o servicios y asegurarse de que obtendrá lo que está solicitando o los requerimientos correctos de cada una de los departamentos que representa. 

Las órdenes de compra suplen esta necesidad de organización en el área o el departamento de compras, sin embargo, encontramos diversas ventajas adicionales que no podemos perdernos cuando una orden de compra bien redactada, justificada y sobre todo almacenada puede dar a cualquier empresa una ventaja importante a la hora de negociar, reclamar materiales, planear financieramente y permitir un orden profundo en la cadena de suministro. 

¿Qué debe de tener una orden de compra?

Las órdenes de compra deben de tener dos direcciones de información principal, la primera es la información que debe de tener usted siendo la parte emisora. Elementos como fecha de emisión, fecha de aprobación, unidad de negocio, lugar de expedición, área que realizó la requisición de mercancías o servicios e información de estatus etc.

Como información al personal de ventas o de KAM de la empresa receptora, es decir de su proveedor, debe procurar dar información   de manera clara y oportuna datos técnicos de los productos que necesitamos, capacidades técnicas de los servicios, tiempo de entrega, presupuesto máximo e incluso poder tener información que no se puede especificar siempre como parte de un formato muy pequeño como una orden de compra, tales como calidades y materiales, tiempos de entrega en caso de ser locales, foráneos o internacionales e incluso políticas internas del propio proveedor. 

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Las órdenes de compra como herramienta financiera

Las órdenes de compra tienen un rol de finanzas, es decir, permiten que la organización que la expide pueda tener un control y una trazabilidad de los gastos que están por venir. Del mismo modo, en unidades de negocio nuevas o al momento de hacer un recorte en el gasto, puede tener un panorama muy claro de los gastos, el orden y sobre todo la importancia de los gastos por venir.

Las órdenes de compra como herramienta de manejo de materiales.

Permite que los encargados de almacenes proporcionen un mejor movimiento ya que tienen claro el momento en el cual va a llegar una mercancía, permitiendo la respuesta más rápida a los usuarios de esos materiales, a su vez, el proveedor puede tener una medida clara del tiempo que tiene para preparar su inventario de materia prima o compra a proveedores. 

Las órdenes de compra como herramienta legal.

Las órdenes de compra permiten tener un marco legal de trabajo independiente a si existe o no un contrato de prestación de servicio o un contrato de compra venta de materiales. Esto tiene la finalidad de imprimir una presión extra en su proveedor para poder cumplir con tiempos, movimientos y responsabilidades necesarias para entregar de manera oportuna los materiales o servicios contratados.