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Imagínese un equipo que sufre un abruma total. Cargas de trabajo caóticas y empleados estresados. Está abrumado, el trabajo se acumula y no hay presupuesto para aumentar la plantilla.
¿Suena demasiado real? ¡Eso es porque lo es!
La respuesta de la gerencia parece un boleto de ida al agotamiento.
Usted y su equipo están al borde del agotamiento de las adquisiciones.
Hablamos con un equipo (cuyo nombre no aparece en este artículo) sobre cómo lograron salir ellos mismos de un gran agujero negro.
Como punto de partida, aquí es donde estaban sentados nuestros héroes inverosímiles:
Las únicas herramientas para su viaje eran una hoja de cálculo y algunos datos irregulares que se mantenían unidos mediante cinta adhesiva y oraciones.
Los clientes internos estaban pidiendo escáneres de mercado, revisiones de categorías y ayuda con las cadenas de suministro y valor. Pero el equipo de adquisiciones ocupaba la mayor parte de sus recursos en procesos transaccionales de bajo valor. El tiempo de los compradores, se enfocaba únicamente en tramitar pedidos. Los umbrales internos no se habían revisado en décadas.
Para nuestros héroes inverosímiles, gran parte de las actividades de alta rotación, pero de bajo valor agregado, estaban ocurriendo en la marca de $ 100k. Limitando la visibilidad sobre lo que se avecina en la tubería, reduciendo la prevención de riesgos e incrementando la pérdida de oportunidades. De modo que los compradores, abrumados, mantenían a la empresa en un 90% reactivo ante las demandas de los clientes. Esto limitaba la posibilidad de trabajar en proyectos de valor agregado estratégico, como fomentar una relación formal con proveedores para generar contratos, enfocarse en mejorar los procesos de contratación de personal o evitar su rotación.
El equipo identificó que a pesar de los problemas que surgen de su enfoque en las transacciones, podrían crear resultados comerciales más inteligentes implementando estrategias en sus procesos y equipos.
La visión del equipo era simple: La solución constaría de liderar al resto de la organización en lugar de responder a ella. Pasar del aprovisionamiento transaccional al liderazgo comercial proactivo. Olvídese de conseguir un asiento en la mesa ejecutiva: este equipo de adquisiciones quiere dirigir la reunión y elegir quién está invitado. Así que dedicó algo de tiempo a un trabajo estratégico centrado.
Se les ocurrió un plan y se dieron cuenta de que lo primero que tenían que hacer era averiguar dónde está gastando su equipo su tiempo y si existen estrategias inmediatas para ayudar a aliviar la carga. Esto constaría de analizar los datos y averiguar ¿Qué te dicen sobre el liderazgo comercial?
Se tomaron el tiempo para investigar a fondo qué fuentes de datos están disponibles, los procesos y sistemas existentes que no se utilizan en todo su potencial. Al analizar sus datos de gastos y determinar sus capacidades, a su vez, determinarían los conjuntos de habilidades que se necesitaban de su equipo a medida que avanzaba el proyecto.
Ejemplo: este equipo notó que su sistema P2P tenía la funcionalidad para registrar datos de desempeño del proveedor, pero la función estaba ubicada en una pestaña de difícil acceso. ¡Movieron el sistema a la primera pantalla y la captura de datos aumentó inmediatamente!
Para ello, sentarse a intercambiar ideas con el equipo fue el siguiente paso más importante. Comenzaron con las siguientes preguntas: ¿Qué quieren sus clientes internos de usted? ¿qué valor aporta su equipo a su negocio? ¿Qué aspecto tiene el valor? ¿Cómo lucirá su equipo en 3-5 años?
A partir de esta perspectiva, identificaron que todo lo que tendrían que hacer era dividir las cosas en trozos pequeños. Probaron pequeños proyectos de mejora con un equipo de clientes que estaba dispuesto a hacer las cosas de manera diferente.
Se presentó un enfoque de agilidad a su equipo dividiendo sus proyectos en ‘sprints’ y administrándolos en grupos más pequeños de miembros del equipo.
Un sprint es un período corto de tiempo en el que un equipo trabaja para completar un proyecto o una serie de tareas. El concepto surgió a partir de una metodología ágil originada en el sector de las tecnologías de la información.
Identificaron que tenían que construir un programa de transformación.
Y para ello sus grupos de sprint se propusieron cumplir con estas iniciativas de cambio en bloques de tiempo de seis semanas.
Por suerte, tenían algunos ingredientes vitales para lograrlo.
Los pequeños cambios acumulados con el tiempo crearon un cambio radical en general.
Todos hemos escuchado esta historia antes: los pequeños cambios de hoy crean nuestros entornos operativos futuros. En adquisiciones no es diferente, ¡y debemos adoptar estos cambios para convertirnos en los líderes y héroes que aspiramos a ser!
Los datos mostraron las categorías de gasto más grandes y los principales proveedores e indicaron la dirección del esfuerzo del equipo. Entonces, se vuelve más fácil crear estudios de casos y convertir el material adicional del proyecto en nuevas herramientas genéricas y plantillas listas para una amplia implementación.
La creación de un entorno a prueba de fallas ayudó al equipo a desarrollarse sobre la marcha, donde las pruebas en vivo proporcionaron los medios más eficientes de retroalimentación.
Establecieron paneles de suministro y elevaron sus umbrales internos, lo que permitió a sus clientes realizar compras autoguiadas a través de proveedores previamente examinados. Impactando la línea superior de su negocio, no solo protegiendo la línea de fondo a través del ahorro.
Controla mejor tus compras con procesos automáticos y transparentes en el mercado industrial digital que te ofrece B2B Negocios.
Versión original de este document fue escrita por:
Anónimo. (2021). How to lead like a boss even if you´re not. 24/12/2021, de Procurious Sitio web: https://www.procurious.com/procurement-news/how-to-lead-like-a-boss-even-if-youre-not