Three way match | Soluciones B2B Negocios

El departamento de compras es uno de los más sensibles de una compañía. Es así porque implica una gestión de dinero que, si no se hace de forma óptima, puede afectar las finanzas de la organización. Para evitar inconvenientes, e incluso posibles fraudes e irregularidades, existen funcionalidades como Three way match.

¿Qué es Three way match?

Es una técnica de verificación que se utiliza para administrar las cuentas por pagar. Garantiza que la empresa solo pague por servicios prestados y bienes entregados de forma legítima. Consiste en hacer coincidir las órdenes de compra con la nota de recepción de mercancías y la factura del proveedor. 

El proceso Three way match se enfoca en la observación de los anteriores documentos para comprobar que la empresa realmente solicitó los bienes o servicios que se remiten en la factura y que, en efecto, esta los recibió. Al realizar esta comprobación, se puede determinar si la factura es legítima o fraudulenta.

Documentos críticos para administrar pagos

Orden de compra

Se considera la confirmación oficial de un pedido. Lo envía la empresa compradora al proveedor. Este documento suele incluir el nombre de la compañía que compra, fecha, descripción y cantidad de los bienes y servicios solicitados, precio, dirección postal y de facturación, información de pago, y número de orden de compra.

Nota de entrada del pedido

Es la prueba de entrega y lo que asegura el pago. En este recibo se detalla lo que se ha enviado y suele incluir la misma información de la factura, así como el método de pago. 

Factura

Este documento solicita el pago de una adquisición, y las envía el vendedor. Incluyen la información de la orden de compra, así como el número de factura, los datos de contacto del proveedor, monto total adeudado, así como también cualquier crédito o descuento por pagos anticipados. 

De este modo, el equipo de cuentas por pagar coteja los documentos para determinar que lo solicitado a través de orden de compra coincide con los bienes recibidos especificados en la nota de entrada. A su vez, compara este recibo con la factura enviada por el vendedor. 

¿Por qué utilizar la función Three way match?

Esta funcionalidad es beneficiosa para tu negocio porque:

• Evita pérdidas de dinero. Al hacer esta verificación y asegurarse de que realmente sean consistentes, contribuye a prevenir fraudes o pérdidas de recursos financieros.
• Garantiza transparencia. Permite que todas las transacciones queden claras. 
• Mejora las relaciones con los proveedores. Al tener procesos más transparentes, estos sentirán que trabajan con compañías que ofrecen seguridad en sus transacciones y que no hay riesgos de participar en delitos como legitimación de capitales.
• Prepara a las empresas para las auditorías. Así la organización se asegura de no tener discrepancias financieras.

¿Cómo implementar el proceso Three way match?

Verificar la concordancia de las órdenes de compra, con las notas de entrada y las facturas de forma manual no es un proceso eficiente. Por ello, existen soluciones digitales como B2B Portal, que ayuda a cumplir con las disposiciones legales y agiliza las cuentas por pagar. Incluye la función Three way match para asegurarte de que todo está en orden.

Si quieres aprovechar los beneficios que ofrece esta herramienta y evitar inconvenientes financieros y fiscales en tu organización, ¡contáctanos!