Funciones que debe tener un buen portal de proveedores

En toda compañía es fundamental mantener un enlace directo con los proveedores. Para lograrlo de manera eficiente, segura y automatizada, lo más recomendable es utilizar un portal de proveedores. 

Este tipo de herramientas o software le permitirá a tu negocio mejorar la gestión comercial con sus principales distribuidores de productos y servicios. Es decir, que toda la logística referente a la cadena de suministros será controlada de manera ágil y óptima, lo que le dará a la empresa mayor visibilidad y tiempo para dedicarlo a otras actividades. 

¿Con cuáles funcionalidades debe contar un buen portal de proveedores?

Para garantizar una administración óptima de la cadena de suministro, el portal de proveedores empleado debe contar con ciertos recursos indispensables:

Base de datos

El primer aspecto a tener en cuenta en este tipo de aplicaciones es la información cargada en el portal. El mantenimiento, actualización y monitoreo de una base de datos sólida es fundamental para que la cadena de suministro tenga un funcionamiento eficaz  y conveniente para la compañía.

La organización de los datos también otorgará a la empresa la capacidad de realizar una segmentación inteligente en función de sus objetivos y necesidades. Asimismo, contribuirá con los diferentes procesos para evitar la duplicidad de datos y dar fácilmente alta o baja a algún proveedor.

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Autogestión

Otra característica imprescindible en un portal de proveedores, especialmente para conservar una relación estrecha con quienes suministran los productos, es que ellos mismos puedan acceder a la aplicación, aumentar su visibilidad y respaldar los datos de manera segura e intuitiva. De esta manera, el feedback con respecto a los pedidos, facturas, cobros y pagos entre cliente y proveedor se dará en un menor tiempo y a un nivel más avanzado.

Notificaciones

Para prestar mayor atención a las fechas de pago, las solvencias o el cumplimiento de las entregas por parte de los proveedores, el portal proveedores debe enviar alertas automatizadas al correo de la compañía o medios más visuales. Esto podría ser beneficioso para obtener recompensas por pronto pago o evitar malentendidos con los distribuidores.

Además, programar este tipo de alertas será de utilidad para evitar penalizaciones por el incumplimiento en los términos de pago y evitar llamadas innecesarias por parte de los proveedores con la necesidad de aclarar pagos. Es importante que se notifique si algún pedido está en revisión, si fue aprobado o rechazado.

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